BAB III ANALISIS SYSTEM

BAB III
ANALISIS SISTEM

Menurut Jogiyanto HM dalam buku Analisis dan Desain (2005:129), “Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam komponen-komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan”.
A. Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Setelah dilakukan observasi, diperoleh gambaran secara singkat tentang keadaan sistem dan beberapa kelemahan yang ada, terutama dari segi efektivitas dan efisiensi sistem yang digunakan. Dari sistem yang ada dapat digambarkan bahwa rancangan sistem pengolahan data Simpan Pinjam Pada Koperasi Pegawai Negri Di Kecamatan Guguak Panjang Bukittinggi masih dilakukan dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel.
Melihat dari segi sistem yang sedang berjalan kurang efisien, karena pada sistem pengolahan data Simpan Pinjam Pada Koperasi Pegawai Negri masih dilakukan dengan aplikasi Microsoft Excel, sehingga kebutuhan akan informasi harus menunggu lama karena belum menggunakan komputer secara optimal.
Ditinjau pada pengolahan data Simpan Pinjam Pada Koperasi Pegawai Negri yang sedang berjalan, selama ini data anggota, data pinjaman, data angsuran dalam pembuatan laporan selalu diketik kembali (penginputan data secara berulang-ulang) sehingga pekerjaan ini memakan waktu yang lama, tenaga yang banyak dan akibatnya laporan yang dibutuhkan oleh ketua sering terlambat.
Kelemahan yang ada pada sistem sekarang adalah dalam pembuatan laporan Simpan Pinjam Pada Koperasi Pegawai Negri masih menggunakan program aplikasi Microsoft Excel sehingga informasi yang dibutuhkan pihak terkait membutuhkan waktu yang lama dalam menyajikannya.
Adapun proses atau prosedur Simpan Pinjam Pada Koperasi Pegawai Negri di Kecamatan Guguak Panjang Bukittinggi yang sedang berjalan sampai pembuatan laporannya dapat dilihat sebagai berikut:
1. Sebelum anggota melakukan pinjaman anggota tersebut harus mendaftar dan kemudian bagian penerimaan ini memberikan formulir pendaftaran kepada anggota dan anggotapun mengisinya setelah diisi dikembalikan lagi kebag.penerimaan
2. Setelah diterima dibagian penerimaan baru dibagian ini baru diproses kekomputer dengan menggunakan aplikasi microsoft excel dan menghasilkan laporan anggota dan laporan simpanan anggota yang dibuat dua rangkap.
3. Kemudian laporan dari bagian penerimaan yang dua rangkap tersebut diberikan kebendahara lalu dibagian bendahara ini langsung diberikan keketua untuk ditandatangani dan satu diarsip di ketua. kemudian yang satu arsip lagi diberikan lagi kebendahara dan diarsipnya pula.
4. Setelah laporan-laporan itu ditandatangani baru bendahara membuat bukti pembayaran simpanan sebanyak tiga rangkap dan diberikan keketua untuk ditandatangani dan satu diarsip diketua,setelah itu ketua memberikan lagi kebendahara yang sudah ditandatangani sebanyak dua rangkap tersebut dan satu rangkap diarsip pula di bendahara dan bukti pembayaran yang satu rangkap lagi diberikan keanggota.
5. Seandainya anggota ingin meminjam juga harus melalui proses,yaitu anggota juga harus membuat surat permohonan pinjaman dan diberikan kebagian penerimaan lalu langsung diberikan formulir pendaftaran peminjaman dan anggotapun mengisinya setelah diisi diberikan lagi kebagian penerimaan dibagian ini baru diproses permohonan pinjaman, formulir permohonan pinjaman yang sudah diproses diberikan lagi keketua dan formulir itupun disetujui oleh ketua diberikan lagi kebagian penerimaan.
6. Setelah itu pada bagian ini baru bisa diolah dengan menggunakan aplikasi microsoft excel yang menghasilkan laporan peminjaman anggota yang dibuat dua rangkap dan diberikan kebendahara dan bendahara memberikan langsung keketua untuk ditandatangani dan satu diarsip diketua dan satu arsip yang satu lagi diberikan ketua kebendahara dan diarsip pula dibendahara.
7. Setelah itu baru bendahara bisa melakukan pencairan dana dan langsung membuat bukti penerimaan pinjaman sebanyak tiga rangkap dan diberikan bendahara bukti tersebut keketua untuk ditandatangani setelah ditandatangani ketua memberikan yang dua arsip lagi bendahara karena yang satunya sudah diarsip diketua. Setelah bendahara menerimanya, bendahara juga mengarsipnya dan sisanya diberikan keanggota sebagai bukti pinjaman untuk disimpan.
8. Kemudian kalau anggota ingin menyerahkan angsurannya anggota harus membawa bukuangsurannya dan memberikan kebagian penerimaan kemudian dibagian penerimaan ini memproses data angsuran tersebut dengan menggunakan aplikasi microsoft excel yang menghasilkan laporan data angsuran dibuat dua rangkap dan juga mengembalikan buku angsuran tersebut setelah diproses, laporan tersebut diberikan langsung keketua untuk ditandatangani setelah ditandatangani ketua mengarsipnya dan yang satu rangkap lagi diberikan kebendahara yang juga mengarsipnya.
9. Setelah itu bendahara baru membuat bukti pembayaran angsuran sebanyak tiga rangkap dan diberikan keketua untuk ditandatangani langsung diarsip satu diketua dan yang dua arsip lagi diberikan kebendahara dan diarsip pula oleh bendahara yang satu lagi diberikan keanggota sebagai bukti.













B. Analisis Sistem Yang Diusulkan
Perancangan sistem yang baru tidak terlepas kaitannya dari sistem informasi yang sedang berjalan. Dalam hal ini penulis mencoba memperbaiki sistem yang sedang berjalan dengan cara tertentu dan membuat rancangan sistem yang baru agar sistem Simpan Pinjam Pada Koperasi Pegawai Negri lebih efektif dan efisien.
Dalam perancangan suatu sistem, sistem analis dan pemakai sistem dapat menentukan baik atau buruknya alternatif yang diberikan terhadap sistem yang lama. Para pemakai sistem harus mencoba memakai, mengolah, memproses sistem yang baru agar para analis sistem tidak membuat keputusan secara sepihak. Seorang analis harus dapat mempersempit pilihan terhadap sistem dalam jumlah yang wajar, sehingga analis sistem dan pemakai sistem dapat bekerja sama dalam melakukan pemilihan dan alternatif yang diberikan terhadap sistem. Alternatif-alternatif tersebut antara lain :
1. Waktu untuk melakukan alternatif sistem, dalam arti waktu yang diperlukan untuk menerapkan sistem baru tersebut.
2. Keuntungan apa yang diperoleh dari pengembangan sistem yang baru tersebut.
3. Apakah sistem yang baru dapat memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pemakai terhadap informasi.
4. Apakah sistem yang baru dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan.
Adapun proses atau prosedur simpan pinjam pada koperasi pegawai negri sampai pembuatan laporan yang penulis usulkan adalah :
1. Sebelum anggota melakukan pinjaman anggota tersebut harus mendaftar dan kemudian bagian penerimaan ini memberikan formulir pendaftaran kepada anggota dan anggotapun mengisinya setelah diisi dikembalikan lagi kebag.penerimaan
2. Setelah diterima dibagian penerimaan baru dibagian ini baru diproses kekomputer dengan menggunakan database dan menghasilkan laporan anggota dan laporan simpanan anggota yang dibuat dua rangkap.
3. Kemudian laporan dari bagian penerimaan yang dua rangkap tersebut diberikan kebendahara lalu dibagian bendahara ini langsung diberikan keketua untuk ditandatangani dan satu diarsip di ketua. kemudian yang satu arsip lagi diberikan lagi kebendahara dan diarsipnya pula.
4. Setelah laporan-laporan itu ditandatangani baru bendahara membuat bukti pembayaran simpanan sebanyak tiga rangkap dan diberikan keketua untuk ditandatangani dan satu diarsip diketua,setelah itu ketua memberikan lagi kebendahara yang sudah ditandatangani sebanyak dua rangkap tersebut dan satu rangkap diarsip pula di bendahara dan bukti pembayaran yang satu rangkap lagi diberikan keanggota.
5. Seandainya anggota ingin meminjam juga harus melalui proses,yaitu anggota juga harus membuat surat permohonan pinjaman dan diberikan kebagian penerimaan lalu langsung diberikan formulir pendaftaran peminjaman dan anggotapun mengisinya setelah diisi diberikan lagi kebagian penerimaan dibagian ini baru diproses permohonan pinjaman, formulir permohonan pinjaman yang sudah diproses diberikan lagi keketua dan formulir itupun disetujui oleh ketua diberikan lagi kebagian penerimaan.
6. Setelah itu pada bagian ini baru bisa diolah dengan menggunakan database yang menghasilkan laporan peminjaman anggota yang dibuat dua rangkap dan diberikan kebendahara dan bendahara memberikan langsung keketua untuk ditandatangani dan satu diarsip diketua dan satu arsip yang satu lagi diberikan ketua kebendahara dan diarsip pula dibendahara.
7. Setelah itu baru bendahara bisa melakukan pencairan dana dan langsung membuat bukti penerimaan pinjaman sebanyak tiga rangkap dan diberikan bendahara bukti tersebut keketua untuk ditandatangani setelah ditandatangani ketua memberikan yang dua arsip lagi bendahara karena yang satunya sudah diarsip diketua. Setelah bendahara menerimanya, bendahara juga mengarsipnya dan sisanya diberikan keanggota sebagai bukti pinjaman untuk disimpan.
8. Kemudian kalau anggota ingin menyerahkan angsurannya anggota harus membawa bukuangsurannya dan memberikan kebagian penerimaan kemudian dibagian penerimaan ini memproses data angsuran tersebut dengan menggunakan database yang menghasilkan laporan data angsuran dibuat dua rangkap dan juga mengembalikan buku angsuran tersebut setelah diproses, laporan tersebut diberikan langsung keketua untuk ditandatangani setelah ditandatangani ketua mengarsipnya dan yang satu rangkap lagi diberikan kebendahara yang juga mengarsipnya.
9. Setelah itu bendahara baru membuat bukti pembayaran angsuran sebanyak tiga rangkap dan diberikan keketua untuk ditandatangani langsung diarsip satu diketua dan yang dua arsip lagi diberikan kebendahara dan diarsip pula oleh bendahara yang satu lagi diberikan keanggota sebagai bukti.















Aliran Sistem Informasi Simpan Pinjam yang diusulkan Pada Koperasi Pegawai Negeri


Gambar 3.2 Aliran Sistem Informasi Simpan Pinjam yang diusulkan Pada Koperasi Pegawai Negri di Kecamatan Guguak Panjang Bukttinggi